การประชุมเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบริหารจัดการองค์กรและพัฒนาทีมงานให้ดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล การประชุมที่มีประสิทธิภาพ หรือ Effective meeting จะทำให้บรรลุผลลัพธ์ที่กำหนดไว้ก่อนการประชุม เป็นการประชุมที่มีวิธีดำเนินการประชุมและการบริหารจัดการที่เหมาะสม กำหนดเป้าหมายที่ให้ทุกคนเข้าใจและสามารถประเมินผลได้ สร้างบรรยากาศที่สามารถทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีส่วนร่วมอย่างตั้งใจและสร้างสรรค์ และสามารถนำผลการประชุมไปปฏิบัติได้จริงในการทำงาน โดย 3 ปัจจัยแห่งความสำเร็จสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ประกอบด้วย
1. Front-end planning เป็นการเตรียมการและวางแผนการประชุม โดยต้องกำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการและบทบาทของผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนอย่างชัดเจน มีวาระการประชุมที่ชัดเจน เพื่อเตรียมความพร้อมให้กับการประชุมที่กำลังจะเกิดขึ้น แนวทางการทำ Front-end planning มีดังนี้
1.1 การวางแผนต้องมีการระบุวัตถุประสงค์และเป้าหมายการประชุมที่ชัดเจน
1.2 ระบุกลุ่มผู้ที่เข้าร่วมประชุมพร้อมทั้งกำหนดบทบาทของแต่ละคนในการประชุมให้ชัดเจน
1.3 จัดทำวาระการประชุมที่ชัดเจนจะช่วยให้การประชุมเป็นไปอย่างเป็นระเบียบและสามารถหาข้อสรุปและแนวทางการดำเนินการได้ง่ายขึ้น
1.4. จัดส่งวาระการประชุมและเอกสารที่เกี่ยวข้องให้ทุกคนทราบล่วงหน้าก่อนวันประชุม เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมการและ/หรือเตรียมข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับการประชุม
1.5 กำหนดระยะเวลาการประชุมที่เหมาะสม เพื่อให้ทุกคนมีเวลาในการแสดงความคิดเห็นและเสนอข้อเสนอแนะ ซึ่งหากมีเวลาจำกัดควรจัดให้มีการวางแผนควบคู่กับการสื่อสารให้เพียงพอ เพื่อให้ทุกคนมาตรงเวลาและมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่
1.6 ควรเลือกเวลาการประชุมที่เหมาะสม เพื่อให้ทุกคนมีสมาธิ มีศักยภาพและความสามารถในการเสนอความคิดเห็นได้อย่างสร้างสรรค์ เช่น หากเป็นการประชุมเพื่อหาไอเดียใหม่ ๆ ไม่ควรจัดการประชุมในช่วงบ่ายซึ่งเป็นเวลาที่สมองของทุกคนเหนื่อยล้า หรือหากเป็นการประชุมที่ต้องหารือเป็นเวลานาน ไม่ควรจัดประชุมในช่วงเย็นในเวลาใกล้เลิกงาน เนื่องจากลูกทีมอาจไม่มีสมาธิ อาจมีความกังวล เช่น การไปรับลูกไม่ทัน ปัญหารถติดในช่วงเลิกงาน เป็นต้น
เรื่อยเปื่อย ที่จะทำให้การประชุมเสียเวลาโดยใช่เหตุ มีการหารือกันอย่างสร้างสรรค์ เพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่เป็นเป้าหมายที่ตั้งไว้ แนวทางการทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีโฟกัส มีดังนี้
2.1 การทำความเข้าใจให้ตรงกัน โดยอย่าเริ่มการประชุมจนกว่าทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกันเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุม เช่น การประชุมเพื่อการหาข้อตกลงบางอย่าง หรือการประชุมเพื่ออัพเดทสถานะโครงการ รวมทั้งทำความเข้าใจในเป้าหมายที่ต้องการให้ได้จากการประชุม และผลลัพธ์ที่ต้องการให้เกิดขึ้น ให้ตรงกัน เพื่อให้ทุกคนมุ่งเน้นเนื้อหาและขั้นตอนการหารือที่เกี่ยวข้องกับการประชุมเท่านั้น
2.2 การสร้างบรรยากาศที่เปิดกว้างให้ทุกคนรู้สึกว่า สามารถพูดได้และจะไม่โดนต่อว่า หรือโดนหักหน้า ถูกคัดค้านเมื่อแสดงความคิดเห็น หรือเดือดร้อนในภายหลัง ผู้ที่มีตำแหน่งสูงสุดหรือประธานการประชุมควรเปิดใจให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีโอกาสเสนอความคิดเห็น ให้คุณค่ากับเสียงของผู้เข้าร่วมประชุม เคารพความเห็นของทุกคน และไม่ชี้นำการประชุม เพื่อเสริมสร้างทีมงานให้ประสบความสำเร็จในการประชุมได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้
3. Follow up หรือการติดตามหลังจากการประชุมสิ้นสุดลง เป็นการติดตามผลเพื่อให้มั่นใจว่า จะมีการดำเนินการตามที่ตกลงกันไว้ และตามเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้ตั้งแต่แรก การติดตามนี้จะช่วยให้การประชุมมีความสำเร็จ และจะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการในที่สุด
ปัญหาที่ทำให้การประชุมไม่มีประสิทธิภาพ อาทิเช่น
1. การไม่โฟกัสหรือการคุยกระโดดไปกระโดดมา: เพื่อป้องกันปัญหานี้ เมื่อมีคนยกเรื่องอื่นที่ไม่ได้อยู่ในวาระการประชุมขึ้นมาและเป็นประเด็นที่จำเป็นต้องหารือ ให้จดประเด็นนั้นๆ ขึ้นกระดานไว้ก่อนเพื่อป้องกันการลืมและความสำคัญของประเด็น และให้ทุกคนกลับมาหารือถึงเรื่องที่ยังคุยค้างอยู่ให้จบก่อนแล้วจึงค่อยหารือในประเด็นที่จดไว้
2. การไม่กล้าแสดงความเห็น: เพื่อป้องกันปัญหานี้ ควรให้มีผู้ที่ได้รับมอบหมายอย่างชัดเจน ให้มีหน้าที่ดูแลให้ทุกคนได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็นอย่างทั่วถึง
3. ผู้มีอำนาจใช้อำนาจในทางมิชอบ เช่น หัวหน้าบางคนแสดงปฏิกิริยาไม่พอใจเมื่อผู้ใต้บังคับบัญชาแสดงความเห็นไม่เหมือนกับตนเอง เมื่อเป็นเช่นนั้นลูกทีมจึงเลือกที่จะปิดปากเงียบหรือเลือกจะไม่พูดเมื่อไม่เห็นด้วย ดังนั้น หัวหน้างานหรือผู้มีตำแหน่งสูงต้องเปิดใจให้กว้างและพร้อมรับฟังความคิดเห็นที่แตกต่าง ซึ่งนอกจากจะช่วยให้ทุกคนกล้าที่จะพูดจาหารือแล้ว ยังจะช่วยสร้างความเข้าใจและความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นในทีมงาน
นอกจากนี้ ปัญหาอื่นที่มักพบบ่อยคือผู้เข้าร่วมประชุมเข้าร่วมประชุมช้า หรือสายตลอดเวลา ซึ่งทำให้เกิดปัญหาการเริ่มประชุมช้า และ/หรือไม่สามารถหาข้อสรุปได้ในเวลาที่กำหนดไว้ ซึ่งการเข้าประชุมช้าเป็นการกระทำอันไม่เคารพเวลาอันมีค่าของผู้อื่น และทำให้องค์กรทำงานอย่างไม่มีประสิทธิภาพ แนวทางที่หัวหน้างานหรือผู้ดำเนินการประชุมสามารถนำไปใช้เพื่อแก้ปัญหานี้ เช่น
1. มาถึงห้องประชุมก่อนเวลา: ในฐานะหัวหน้างานหรือประธานการประชุม ควรมาถึงห้องประชุมก่อนเวลาและเป็นตัวอย่างให้กับคนอื่นๆ ให้ทุกคนมาถึงห้องประชุมตรงเวลา และถ้ามีคนมาถึงก่อนให้คุณยินดีต้อนรับและแสดงความเคารพต่อเวลาของผู้อื่น
2. เริ่มการประชุมตรงเวลา: หากถึงเวลาเริ่มประชุมแล้วแต่คนยังเข้าไม่ครบ ให้เริ่มการประชุมตามกำหนด และหากมีประเด็นที่ไม่สามารถหาข้อสรุปได้เนื่องจากบางคนยังไม่มาถึงห้องประชุม ให้พูดออกไปตรง ๆ โดยไม่ใช้อารมณ์ในการพูด อาทิเช่น เนื่องจากนายเอยังมาไม่ถึงห้องประชุม ประเด็นนี้ยังไม่สามารถหาข้อสรุปได้ ซึ่งเมื่อนายเอทราบ นายเอจะมาเข้าประชุมอย่างตรงเวลาแน่นอนในครั้งหน้าหรือครั้งต่อ ๆ ไป เป็นต้น
3. ให้รางวัลคนที่มาประชุมตรงเวลา หรืออีกนัยหนึ่งคือการลงโทษคนที่มาช้า โดยอาจตกลงกัน เช่น คนที่มาถึงช้าบ่อย หรือว่าคนที่เข้าประชุมช้าที่สุดจะต้องเป็นคนจดบันทึกการประชุม เป็นต้น
4. ควรสื่อสารให้ชัดเจนโดยระบุลงไปในอีเมล/หนังสือเชิญประชุมถึงเวลาเริ่มประชุมและขอให้ทุกคนมาให้ตรงเวลา เพื่อให้ทุกคนเห็นว่าคุณในฐานะหัวหน้างานใส่ใจและให้สำคัญในการมาเข้าร่วมประชุมให้ทันเวลา
การปฏิบัติเหล่านี้จะทำให้คนที่มีพฤติกรรมชอบมาเข้าร่วมประชุมสาย มาตรงเวลาได้ ทำให้เกิดการประชุมที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
โดยสรุป เคล็ดลับสำหรับการประชุมเพื่อความสำเร็จคือ การวางแผนก่อนประชุม การทำความเข้าใจให้ตรงกันก่อนการประชุม สร้างบรรยากาศที่เปิดกว้าง สร้างพื้นที่ให้กับทุกคนแสดงความคิดเห็นได้อย่างเสรี นอกจากนี้ การนำเสนอและการสื่อสารต้องมีความชัดเจนและเข้าใจง่าย การใช้ภาษาที่เข้าใจได้ง่ายและการนำเสนอข้อมูลอย่างเป็นระเบียบจะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น
กิตติกรรมประกาศ
ขอขอบคุณ นางสาวปัทมา นพรัตน์ ผู้อำนวยการกองหอสมุดและศูนย์สารสนเทศวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี กรมวิทยาศาสตร์บริการ ที่ให้ความรู้และถ่ายทอดประสบการณ์เกี่ยวข้อง รวมทั้งช่วยตรวจทานปรับปรุงให้บทความมีเนื้อหาที่มีความสมบูรณ์และถูกต้อง
